Reducen errores y horas de trabajo

Los estudiantes Roberto Serna Zuazua, Patricio Alejandro Zamora Navarro y Rafael Alejandro Ruiz Miller, de noveno semestre del programa académico de Ingeniería en Gestión Empresarial de la Universidad de Monterrey, desarrollaron el proyecto Mejora del sistema de planeación de auditorías internas en una empresa de IT a través de la analítica predictiva

Un modelo predictivo de auditorías internas, que no solo reduce el número de horas de esfuerzo o de trabajo, sino también el margen de error en la planeación, fue el que crearon tres estudiantes de la Universidad de Monterrey para una empresa de tecnologías de la información.

El modelo -creado por Roberto Serna Zuazua, Patricio Alejandro Zamora Navarro y Rafael Alejandro Ruiz Miller, de noveno semestre del programa académico de Ingeniería en Gestión Empresarial de la Universidad de Monterrey- permite reducir el margen de error en la planeación a un 8.3 %, lo que representa una reducción del 16.7 % con respecto al método de estimación anterior de la empresa.

Esa organización, actualmente, tiene operaciones en América del Norte, Latinoamérica, Europa y Asia, y obtuvo también del equipo estudiantil una herramienta digital, que permite realizar estos procesos de pronóstico para la planeación, con lo que es posible reducir el número de horas de esfuerzo de aproximadamente cuatro horas a solo tres minutos.

Los alumnos desarrollaron el proyecto Mejora del sistema de planeación de auditorías internas en una empresa de IT a través de la analítica predictiva, dentro de la clase de Prácticas de Analítica de Datos, en la Escuela de Ingeniería y Tecnologías de la UDEM, y contemplan utilizarlo como base para su Proyecto de Evaluación Final, con el que buscarán graduarse el próximo semestre.

La UDEM es la única universidad en Nuevo León que ofrece un programa académico que desarrolla el concepto de ingeniería en gestión, con el cual se busca planear, organizar, dirigir y controlar procesos administrativos y productivos de las empresas haciendo uso de las ciencias exactas y de la ingeniería.

Entre todos los programas académicos de ingeniería en gestión ofrecidos dentro de las universidades privadas de México, Ingeniería en Gestión Empresarial en UDEM es líder en cuanto a posicionamiento y cantidad de alumnado.

Según los desarrolladores del nuevo sistema, asesorados por el profesor José Daniel Morcillo Bastidas, el problema de la empresa es que se realizaban menos auditorías de lo que se planeaba originalmente, lo cual impactaba en penalizaciones contractuales, multas económicas o una mala imagen ante los clientes.

Rafael comentó que el margen de error alto en la planeación provocó que el trabajo de auditorías se fuera acumulando hacia la parte final de cada sprint, por lo que los cierres de cada ciclo "se volvían muy difíciles".

"Tenían que quedarse horas de más trabajando; había ocasiones en que, incluso, no lo terminaban y había que pasarlo al siguiente semestre, y crear un nuevo sprint que se llamaba sprint cero, que implicaba terminar los proyectos del semestre anterior", explicó.

PLANIFICACIÓN EFICIENTE DE AUDITORÍAS

El objetivo del proyecto estudiantil fue generar un modelo predictivo que fuera capaz de estimar las horas de esfuerzo que se requieren para realizar un determinado número de auditorías en un lapso de tiempo predeterminado, llamado sprint.

En un principio, el proyecto se planteó reducir el margen de error promedio, marcado por la propia empresa, del 25 % a un 15 % estimado.

Además, incluía desarrollar una herramienta digital de pronósticos automática que sirviera como apoyo para el sistema de planeación de auditorías exclusivo para la empresa.

Las principales variables consideradas en el trabajo académico fueron las horas de esfuerzo, que es el tiempo en horas dedicadas a las auditorías; la categorización principal de los proyectos, ya sean servicios administrativos o servicios especializados; y el sprint o periodo de trabajo, que consta de 15 días de labores.

Patricio señaló que este modelo de pronósticos permite a los auditores internos pronosticar la cantidad de horas de esfuerzo que requerirían en un determinado periodo de tiempo, dependiendo de las auditorías que requieran en ese lapso de tiempo.

"Ellos pueden planificar sus auditorías a lo largo de ese periodo; lo que pasaba, anteriormente, es que había un margen de error grande en el momento de planear las auditorías, y muchas de las auditorías planeadas no se cumplían, y eso traía varias consecuencias, como penalizaciones o quedar mal ante los clientes", indicó.

Rafael mencionó que el trabajo que la empresa realizaba era más manual, en un Excel, pero era ineficiente porque la planeación de auditorías era un proceso que les tomaba alrededor de cuatro horas.

En cambio, el modelo creado por los alumnos de la UDEM es un algoritmo de código en el programa Python, que fue probado con un número importante de ecuaciones matemáticas para poder pronosticar resultados precisos.

"Una vez teniendo el algoritmo, no se lo queríamos entregar como un pedazo de código, como se hace en otros proyectos de analítica; como el usuario final eran auditores y no programadores, resolvimos elaborar una aplicación web que estuviera presentable y que ya tuviera todo el código hecho para que ellos pudieran operar el modelo de pronósticos de forma muy intuitiva", apuntó Rafael.

Patricio afirmó que la empresa contempla continuar aplicando la herramienta creada durante este proyecto estudiantil.